Блог Boon Edam Россия | Январь 2019
Независимо от того, насколько велик ваш бизнес, эффективное планирование и распределение сотрудников – ключевой способ гарантировать, что задачи выполняются правильными людьми и в нужное время. Данный процесс может выглядеть просто, но с учётом различия в ролях, способностях и возможностях, не говоря уже о том, что люди могут заболеть или уйти в отпуск, всё может оказаться гораздо сложнее, чем ожидалось. Следовательно, очень важно делать всё возможное для рационализации процесса и гарантировать быстрое и эффективное выполнение работ. Чтобы помочь вам с этим, предлагаем вашему вниманию 7 советов по эффективному планированию и распределению сотрудников по объектам.
При распределении сотрудников, вы захотите узнать каждого из них, их навыки и слабые стороны. Конечно, чем меньше ваш бизнес, тем проще это сделать, однако подобный подход позволит вам выбрать правильных людей для выполнения конкретного задания.
Помимо изучения навыков сотрудников, вы также захотите узнать их расписание. Кто-то работает с понедельника по пятницу с 9 до 17, но кто-то может работать и по другому графику. Возможно, есть определённые дни, в которые кто-то из сотрудников вообще не доступен. Это важно принимать во внимание при распределении задач. Один из простых и удобных способов быть в курсе того, кто и когда приходит и уходит – использовать умное входное решение, вроде шлюзовой кабины или скоростных турникетов. Полученная от них информация позволит точно знать кто и где находится, что создаст подоснову для успешного планирования.
Однако, понимание навыков и расписания ваших сотрудников – только половина уравнения. Вы также захотите узнать, какие роли лучше всего подходят тем или иным сотрудникам, а также сколько людей нужно назначить на каждую конкретную роль.
Нет ничего хуже, чем назначить слишком мало людей для выполнения определённой задачи, но столь же плохо, если людей окажется слишком много. Понимание возможностей собственных сотрудников, а также полное понимание самой задачи, поможет устранить данную проблему.
В мире планирования, время обычно бывает не на вашей стороне. Часто что-то может случиться в самый последний момент, люди окажутся в отпуске или не будут готовы к конкретной работе, поэтому важно планировать наперёд, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач.
Предварительное планирование выгодно и для ваших сотрудников. Люди хотят заранее знать свою загрузку, чтобы правильно расставлять приоритеты. Кроме того, такой подход позволяет избежать путаницы.
В международном подразделении Boon Edam за распределение людей отвечает Андре Мютсарс, который составляет планы на три недели вперёд:
«Планирование – очень важно… Мы должны быть достаточно гибкими для заказчика. Чтобы спланировать каждый монтаж, я должен понять тип двери, её размер, вес, и выделить достаточное количество инженеров – и правильных инженеров – для данной работы. Каждое утро понедельника мы встречаемся с офисной командой, чтобы обсудить прошедшую неделю и поговорить о планах на три следующие недели. Это очень важно, потому что мы должны соблюдать сроки и соответствовать ожиданиям клиента».
Планирование важно, но оно не будет эффективным, если вы не сможете донести свой план до сотрудников.
Не полагайтесь на устные договорённости – используйте доступные каналы коммуникации (электронную почту или текстовые сообщения), чтобы держать людей в курсе важных изменений.
Коммуникации должны быть простыми и с точки зрения сотрудников. Например, если человеку нужно отпроситься, это не должно вести к большим административным сложностям. Можно отпроситься лично, но этот способ не самый надёжный, поэтому лучше использовать специальные кадровые системы, чтобы оптимизировать процесс.
Проще говоря, каждый раз, когда меняется график, об этом должны знать все, чтобы избежать накладок или конфликтов из-за расписания.
Для отслеживания того, кто был назначен для выполнения заданий, а также возможных изменений, должна существовать определённая система. Ручка и лист бумаги могут подойти для небольшого бизнеса, но если у вас в подчинении больше десяти человек, то ситуация становится более сложной.
Многие компании используют электронные таблицы для управления персоналом – обычно либо на базе Microsoft Excel, либо на базе Google Sheets. Оба варианта – отличный выбор для управления большими массивами данных и внесения в них изменений, но они не смогут сообщить вашим подчинённым о назначениях. Можно предоставить доступ каждому сотруднику для просмотра файла, но нет никакой гарантии того, что все будут регулярно проверять внесённые изменения.
Другой вариант – использование специальных систем управления персоналом. Существуют мощные программные комплексы, которые помогут управлять персоналом и предупредят сотрудников о любых изменениях, которые их касаются. Единственный минус состоит в том, что они могут оказаться достаточно дорогими, хотя большинство из них могут предложить различные варианты демонстрационного режима. На западе популярны такие программы, как Rotacloud, Deputy и Quinyx.
В небольших компаниях может быть один планировщик, который отвечает за назначение заданий всем сотрудникам, однако в крупных организациях разные планировщики могут отвечать за разные задания.
Соответственно, крайне важно точно знать, кто и за что отвечает. Кто отвечает за одобрение и подписание ежегодных отпусков? Кто занимается одобрением обмена сменами? Не стоит полагаться на то, что кто-то внутри команды разберётся с этим самостоятельно. Наделите разных сотрудников планировочной команды различными функциями, чтобы персонал точно знал к кому обращаться. Это повысит ответственность.
Помните, что сами планировщики тоже могут заболеть или попросить отгул. Убедитесь, что у вас есть запасной план на тот случай, если в какой-то момент кто-то не сможет выполнять свои обязанности по управлению персоналом.
Для каждой организаций существуют свои чрезвычайные ситуации. Например, ресторану может понадобиться чрезвычайный план на случай, если его шеф заболеет перед важным приёмом. Если вы работаете в компании, которая имеет дело с защитой информации, например, в центре обработки данных, то вам понадобится план повышения мер безопасности и специальная стратегия на случай проникновения.
Отметьте потенциальные чрезвычайные ситуации, характерные для вашего бизнеса, и составьте соответствующие планы. Конечно, подготовиться к каждой такой ситуации может оказаться невозможным, но их идентификация и разработка возможного решения позволит избежать больших проблем, если что-то всё-таки произойдёт. В примере с центром обработки данных, заблаговременное планирование защитных систем может сэкономить вам время и усилия в будущем. Так шлюзовые кабины используют весовые платформы и биометрическую идентификацию, что гарантирует доступ только авторизованным пользователям. Это снижает вероятность проникновения и даёт вам больше времени для текущих дел.
Когда речь заходит о распределении персонала, важно чтобы организация использовала проактивный, а не реактивный подход. Существуют компетенции, в которых Boon Edam сможет помочь в разработке такого подхода. Обратитесь к нашей команде опытных экспертов в области входных групп, что выработать эффективное решение уже сегодня.