Een kijkje in het proces van opdracht tot installatie van een toegangsproduct

Stel, u heeft opdracht gekregen om een nieuw kantoorpand te bouwen. De entree bestaat uit 2 tourniquetdeuren. Natuurlijk is dat maar een klein deel van uw opdracht. Maar al die ‘kleine’ onderdelen moeten wel precies op tijd uitgevoerd worden. In deze blog geef ik u een kijkje in het proces, zodat u ervoor kunt zorgen dat u uw tourniquetdeuren precies op tijd heeft. Uiteraard mag u van de leverancier van de deuren een actieve houding verwachten bij de planning.

Stap 1: Beslissing voor de opdracht

Aan welke leverancier geeft u de opdracht? Hoe sneller u dit beslist, hoe meer tijd u overhoudt tot aan de opleverdatum. Wel zo fijn, want een goede voorbereidingsfase is cruciaal. Mijn ervaring is dat de kans op fouten flink groter wordt als er weinig tijd is voor de voorbereiding. En dat is zonde, want de entree is vaak het visitekaartje van een gebouw. Gaat er iets niet goed? Dan moet dat opgelost worden en dat kost altijd tijd en geld.

Stap 2: Het tekenwerk

Als u Boon Edam opdracht geeft, plannen wij tijd in om het noodzakelijke tekenwerk in orde te maken. Bij complexe projecten sluiten bijvoorbeeld werkvoorbereiders of projectleiders aan bij besprekingen. En als het mogelijk is, komen we het liefst nog op locatie kijken.

Is de tekening eenmaal klaar? Dan wordt deze  besproken met u en/of de opdrachtgever: voldoet de tekening aan de specificaties in het bestek? Past de tekening bij de wensen van de eindklant? Is alles duidelijk? De juiste kleur? Als er nog aanpassingen nodig zijn, wordt dat verwerkt in een nieuwe tekening.

Uiteindelijk moet er een definitieve goedkeuring komen op de tekening. Bij ons krijgt u binnen 1 tot 2 weken de tekening voor goedkeuring. De totale tijd voor de tekenfase hangt af van hoe snel de tekening wordt goedgekeurd. Soms gebeurt dit al binnen 2 dagen, maar in de praktijk maak ik ook wel eens 2 maanden mee. Tijdens deze fase geef ik vaak al aan hoe lang de levertijd ongeveer is na goedkeuring op de tekening. Zo kunt u daar in uw planning al rekening mee houden.

Stap 3: Het productieproces

Heeft u goedkeuring gegeven op de tekening? Dan gaat alles in productie. U krijgt een definitieve tekening met bekabelingsplan. We spreken ook de definitieve leverweek af. Het productieproces is afhankelijk van het soort toegangsproduct dat gemaakt moet worden. Er zit natuurlijk een enorm verschil tussen een laag beveiligingspoortje en een enorme automatische draaideur. Vaak duurt het productieproces 4 tot 12 weken (lees ook mijn blog over 3 belangrijke zaken rondom het productieproces).

Is een toegangsproduct eenmaal in productie? Dan zijn wijzigingen nauwelijks meer mogelijk. Als er toch wijzigingen nodig zijn, dan stopt het productieproces. Het product moet dan eerst op de tekeningen aangepast worden en daarna weer goedgekeurd en opnieuw in productie genomen worden. Dat levert vertraging op voor de levertijd. En de aannemer betaalt voor de kosten die al zijn gemaakt. Daarom vinden we het ook zo belangrijk om uitgebreid tijd te kunnen besteden aan de tekenfase, zodat we onnodige kosten voor onze klanten kunnen voorkomen.

» Download gratis white paper: De belangrijkste Do's en Don'ts bij toegangsproducten

Stap 4: Bezoek van de projectleider

De projectleider komt voor de installatie langs om alle voorbereidingen door te spreken en/of te controleren. Zo zorgen we ervoor dat onze monteurs op de dag van de levering gelijk aan de slag kunnen en u geen vertraging oploopt. Op de checklist die ik heb gemaakt, kunt u lezen wat er gecontroleerd moet worden voordat de installatie van een toegangsproduct kan plaatsvinden.

Stap 5: De installatie

Ongeveer 2 weken voor de definitieve leverweek maken we een afspraak met u voor de installatie. Als projectleider maak ik een duidelijke instructie voor de monteurs. Op deze manier weten zij op de dag(en) van installatie precies wat ze wanneer moeten doen. Ze zijn door de instructie ook op de hoogte van de afspraken die we hebben gemaakt. Tot slot zorgen we ervoor dat alle spullen op tijd en in de juiste volgorde geleverd worden, zodat de monteurs efficiënt aan de slag kunnen en het product in perfecte staat op kunnen leveren.