Hemos instalado miles de soluciones de entrada, hablado con usuarios finales de todo el mundo y hemos desarrollado un proceso integral para elegir la entrada de seguridad adecuada. Dicho esto, ningún proceso es perfecto, y hemos llegado a observar que ciertas organizaciones considerarán algunos de los criterios de decisión bastante bien, pero evitarán uno o dos factores. Los llamamos "gotchas", y al olvidar o ignorar cualquiera de los criterios, puede terminar con una entrada de seguridad que no aborda las necesidades de su organización.
Dividimos el proceso de toma de decisiones de la solución de entrada en dos partes: antes de la instalación y después. Antes de la instalación, las decisiones de compra a menudo se ponderan hacia la seguridad, la estética y el retorno de la inversión (ROI). Después de la instalación, sin embargo, y una vez que no hay vuelta atrás, el rendimiento, el entrenamiento, el servicio y la seguridad juegan un papel más prominente.
Aunque inicialmente la estética o la seguridad suelen saltar como primordiales, los siete factores de decisión contribuyen a una solución de seguridad eficaz. Para la mayoría de las decisiones, los criterios antes de la instalación son relativamente prominentes y bien entendidos. Donde los "gotchas" crían sus cabezas menos que agradables está en los factores molestos que a menudo no se producen a los responsables de la toma de decisiones hasta que se ha instalado la nueva entrada de seguridad.
(1) Rendimiento del usuario
El rendimiento (la rapidez con la que las personas autorizadas pueden entrar en sus instalaciones) afecta a los usuarios directamente a diario y es fundamental para que el usuario acepte una nueva entrada de seguridad. Antes de comprometerse con un tipo particular de solución de entrada, calcule cuidadosamente y manualmente los requisitos de rendimiento para sus entradas. Anote las entregas y sillas de ruedas. No confíe únicamente en los números de control de acceso si tiene puertas giratorias, ya que varios portón trasero podrían entrar en una sola autorización y reducir el recuento. Una vez que tenga los recuentos, investigue las especificaciones de rendimiento de entrada de seguridad.
Una compañía con sede en Houston instaló una variedad de torniquetes ópticos en el vestíbulo de su sede regional. Desafortunadamente, no investigaron los números de rendimiento y el torniquete que instalaron requería que cada usuario se debía a colocar, caminar por el torniquete y, a continuación, esperar a que la barrera del torniquete se vuelva a cerrar antes del siguiente usuario. Durante las horas pico, se formarían líneas. Finalmente, la compañía decidió reemplazar los torniquetes en favor de un modelo que permitía múltiples registros con control de acceso ("apilamiento de tarjetas") antes de entrar y también mantuvo sus barreras abiertas siempre y cuando todos los usuarios estuvieran autorizados. La diferencia fue un aumento en el rendimiento de 22 a 60 personas por minuto por carril, y eso hizo toda la diferencia.
(2) Capacitación técnica y de usuario final
La formación generalmente no se considera un factor importante a la hora de elegir un producto de entrada, sin embargo, es clave para el éxito a largo plazo y la satisfacción del cliente. Dado que la mayoría de los fabricantes no instalan directamente sus productos, deben proporcionar un programa de formación técnica integral y algún tipo de certificación para crear proveedores de servicios exitosos para los usuarios finales.
Otro aspecto importante de la formación se centra en los propios usuarios (empleados o estudiantes) reales. ¿Cómo aprenderán a usar el nuevo equipo una vez instalado? Muchas entradas de seguridad sofisticadas requieren una gama limitada de comportamientos aceptables, lo que hace que el entrenamiento sea una necesidad de seguridad y rendimiento óptimos.
Una compañía de seguros importante decidió instalar una puerta giratoria de seguridad única en uno de sus edificios en su gran campus de la sede central. Los empleados no recibieron ninguna capacitación formal más allá de: "Sólo entra y entra por la puerta". El único problema era que si un empleado no pisaba directamente debajo de los sensores de detección de presencia en el techo, la puerta no giraba y permitía la entrada. Este "gotcha" de entrenamiento causó numerosas quejas. Después de la capacitación recomendada por el fabricante y los "embajadores" de puertas, las quejas disminuyeron drásticamente y, con el tiempo, la administración decidió instalar más de las mismas puertas de seguridad en varios edificios del campus.
(3) Consideraciones de servicio
Las consideraciones de servicio suelen ser las últimas o no en absoluto al tomar una decisión de compra. Sin embargo, durante y después de la instalación, el nivel de servicio afecta directamente a las operaciones continuas y el retorno de la inversión. Considere el impacto negativo de una visita de instalación o servicio retrasada, o la disponibilidad de piezas retrasada en los procedimientos de entrada del edificio, todo porque el servicio quedó fuera del proceso de toma de decisiones.
Una torre de oficinas de Filadelfia instaló dos torniquetes ópticos en su vestíbulo principal que coincidía con la estética del edificio maravillosamente. Después de unos años, uno de los torniquetes dejó de funcionar y una parte tuvo que ser ordenada desde Europa: el tiempo de inactividad se estimó en cuatro semanas. Con sólo dos ópticas en su vestíbulo, tener uno fuera de servicio era inaceptable y el propietario inmediatamente comenzó a buscar en la sustitución de los torniquetes. En otra parte de Pensilvania, un hospital de Pittsburgh tenía una puerta de seguridad que estaba fuera de servicio. La administración se sorprendió al descubrir que el proveedor de servicios autorizado más cercano estaba a más de ocho horas de distancia, ¡gotcha!
(4) Seguridad del producto
La seguridad, también, rara vez se discute durante el proceso de licitación. Sin embargo, es el único factor que podría socavar rápida y posiblemente trágicamente el éxito del proyecto. La mayoría de las entradas de seguridad utilizan una barrera de algún tipo. Las barreras más sofisticadas utilizan sensores de presencia para detectar objetos o usuarios. Antes de comprar, pregunte cómo un producto evita el atrapamiento o el contacto, y cómo responde a cualquiera de los eventos. A continuación, las respuestas deben sopesarse en función de sus necesidades de seguridad frente a las de seguridad, los usuarios y su capacidad para ser entrenados, la respuesta del producto a un incidente durante los períodos pico (¿se detiene y requiere volver a poner en pie?), y si los objetos grandes normalmente se llevan o se tiran atrás.
Una compañía de software de California quería una puerta giratoria de seguridad que sólo permitiera a los usuarios autorizados entrar por la noche y también proporcionaba prevención de piggybacking. Durante el día, sin embargo, querían la misma puerta para permitir que el público entrara junto con los niños para una guardería en el interior. El arquitecto no era consciente de que la prevención del piggybacking y el uso público no se mezclan muy bien, especialmente con los niños involucrados. Debido a frecuentes incidentes de contacto, la compañía decidió que la necesidad del público era mayor que la prevención del piggybacking y tuvieron que incurrir en el gasto de reemplazarlo con una puerta giratoria manual que tenía función de bloqueo nocturno con un sistema de control de acceso para permitir el acceso fuera de horario de los empleados.
(5) Bono: Olvídate de la cultura en tu propio peligro
Hemos discutido siete factores de decisión cruciales aquí, pero hay un factor más a considerar: la cultura. La cultura impregna todos los demás factores de decisión y es fundamental para el éxito. ¿La gente se preocupa por su seguridad personal en Boise al mismo nivel que las de Manhattan? ¿Están todas las partes interesadas en la gestión involucradas en la decisión de compra, desde CEO hasta finanzas, recursos humanos, administración y vida de residencia al gerente de la instalación? ¿Hay una alta rotación de empleados o estudiantes que requieren capacitación recurrente? Los responsables de la toma de decisiones deben entender la cultura de su campus o empresa y estar dispuestos a ayudar en la implementación de un cambio cultural a través de la comunicación y la formación.
Un ejemplo drástico de cultura que afecta el despliegue de soluciones de seguridad ocurrió hace unos años en una empresa de Internet de la costa oeste. Se contrató a un nuevo CEO, y ordenó que se retiraran los torniquetes del vestíbulo delantero porque "esta compañía no se trata de barreras". ¡Por lo tanto, vale la pena informar al CEO de las nuevas medidas de seguridad y por qué se tomaron tales medidas!
El éxito (o fracaso) de un proyecto de entrada de seguridad debe comenzar y terminar con un proceso integral y consultivo que tenga en cuenta toda la gama de factores para la decisión final. Como hemos visto anteriormente, un líder concienzudo puede presidir un proceso que incluya la mayoría de los ocho criterios esenciales. Sin embargo, olvidar uno e incluso un esfuerzo cuidadoso y completo puede resultar en un gran "gotcha" que trae un nuevo proyecto de entrada de seguridad a una parada de bloqueo.
