Wenn neue Sicherheitseingänge in Organisationen installiert werden, müssen sich alle Nutzer umgewöhnen – und das fällt vielen zunächst schwer. Deshalb kann das Hinein- und Hinausgehen an neuen Drehkreuzen und/oder Sicherheitstüren anfangs mehr Zeit in Anspruch nimmt. Mit Schulungen können Verantwortliche von Organisationen jedoch dazu beitragen, dass alle Beteiligten die neuen Eingänge schnell akzeptieren und gerne nutzen.
Vom Unternehmen bis hin zur Hochschule: In diesem Whitepaper finden Sie praxiserprobte Strategien und Taktiken, die dabei helfen, Beschwerden und Missverständnisse in Bezug auf unsere Zugangslösungen zu minimieren. Der allererste Schritt hin zu einer Kultur der Akzeptanz ist die Schulung aller Beteiligten, um sie umfassend über die Nutzung der neuen Zugänge zu informieren.
Warum Mitarbeiter schulen?
- Grund 1: Sicherheit
Im Gegensatz zu einer normalen Dreh-, Schiebe- oder Karusselltür sind Sicherheitstüren und Drehkreuze so konzipiert, dass sie Tailgating verhindern. Aus diesem Grund bestehen Sicherheitstüren aus vielen mechanisch beweglichen Teilen, die mit Zugangskontrollsystemen kombiniert werden.
Ungeschulte Nutzer tragen zu einer Beeinträchtigung des Verkehrsflusses bei und können sogar Verletzungen verursachen, wenn sie mit den Türen oder Drehkreuzen in Berührung kommen oder andere dazu veranlassen, dies versehentlich zu tun. Ausnahmslos alle Nutzer sollten mit den Funktionsprinzipien von Sicherheitseingangsanlagen vertraut sein und die Regeln des sicheren und effizienten Passierens kennen.
- Grund 2: Kulturwandel im Unternehmen erleichtern
Die meisten von uns wissen aus Erfahrung, dass Menschen nicht immer leicht mit Veränderungen zurechtkommen und jeder anders auf Neuerungen reagiert. Viele Kommunikationsansätze können dabei unterstützen, den Start zu erleichtern. Mit proaktiver Kommunikation und Schulungen (per E-Mail und in Sitzungen) lässt sich zum Beispiel vermitteln, wie wichtig es ist, persönlich zur eigenen Sicherheit und der Sicherheit aller beizutragen.
Bevor die neuen Sicherheitstüren/Drehkreuze installiert werden, ist ein guter Zeitpunkt, um die Vorteile von höheren Sicherheitsmaßnahmen zu besprechen: Mehr Gelassenheit, Rückgang von Diebstählen, weniger Arbeitsunterbrechungen und weniger Probleme beim Betreten des Arbeitsplatzes. Darüber hinaus können Sie Ihr Personal darin schulen, wie man potenziellen Bedrohungen proaktiv begegnet. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern dabei helfen können, ihre eigene Sicherheit verantwortungsbewusst in die Hand zu nehmen, haben Sie bereits viel erreicht.
Ihre Unternehmenskultur ist einzigartig – berücksichtigen Sie das bei der Vorbereitung auf die Einführung des neuen Sicherheitseingangs und in den Wochen danach, während die Nutzer sich an die neuen Türen gewöhnen. Einstellung ist alles, wenn Veränderungen erforderlich sind!
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass diese Art von Sicherheitsschulung die Nutzererfahrung erheblich verbessert und für einen reibungsloseren Übergang sorgt.
Kommunikations- und Orientierungsstrategien
Die folgenden Techniken haben sich bewährt und helfen den Mitarbeitern dabei, die neuen Sicherheitstüren/Drehkreuze sicher zu benutzen:
Nutzen Sie E-Mails, um proaktiv über die neue Sicherheitspolitik und bevorstehende Änderungen an den Sicherheitseingängen zu informieren. In der Regel sollten Sie eine allgemeine Nachricht zwei bis drei Monate im Voraus kommunizieren und geben dann spezifischere Informationen (z. B. Auswirkungen auf den Brandschutz, Nutzung bestimmter Eingänge während der Bauarbeiten) kurz vor dem Installationsdatum.
- Meetings
Planen Sie Gruppenmeetings, um die Gründe für die erhöhten Sicherheitsvorkehrungen zu erläutern, wie Kriminalitätsstatistiken und die kommenden, neuen Sicherheitsänderungen. Zeigen Sie Zeichnungen/Fotos der neuen Türen/Drehkreuze und die Orientierungsvideos, die vom Hersteller erhältlich sind. Diese Treffen sind eine hervorragende Möglichkeit, um Fragen direkt zu beantworten und auf die Bedenken der Nutzer einzugehen.
- „Sicherheits-Messe“
Wenn Sie viele neue Änderungen einführen, wie z. B. ein neues Zugangskontrollsystem, einen neuen Wachdienst und Sicherheitseingänge, könnten Sie an einem Tag eine „Sicherheits-Messe" veranstalten, bei der sich die verschiedenen Hersteller den Mitarbeitern vorstellen und Fragen beantworten. Solch eine Veranstaltung ist eine gute Möglichkeit, um das Eis in einer großen Organisation zu brechen.
- Orientierungsvideos
Stellen Sie die vom Hersteller bereitgestellten Videos zur Nutzung der Sicherheitseingänge auf verschiedene Weise bereit, zum Beispiel:
- Intranet
- Monitore in öffentlichen Bereichen – Lounges, Cafeteria, Flure etc.
- Als E-Mail-Anhang an alle Mitarbeiter senden
- Botschafter
Unmittelbar nach der Installation, sobald die Türen oder Drehkreuze in Betrieb sind, schulen Sie „Botschafter" in der Benutzung. Diese Personen können die Nutzer während der Hauptstoßzeiten beobachten und unterstützen. Wenn Sie Tausende Angestellte haben, haben Sie die Möglichkeit, diese in Gruppen einzuteilen und den neuen Eingang jeweils einer Gruppe vorzustellen (Gruppe A am Montag, Gruppe B am Dienstag, usw.).
HINWEIS: Die Botschafter sollten bei der Einführung des neuen Sicherheitszugangs positiv und höflich sein. Nutzer könnten sich mit den neuen Eingängen unwohl fühlen, bis sie sich an das neue Prozedere gewöhnt haben, und jeder negative Kommentar des Botschafters kann sich nachhaltig auswirken. Wir empfehlen, dass Manager oder Führungskräfte die Rolle des „Botschafters“ übernehmen, um die Zustimmung der Unternehmensleitung zu verdeutlichen.
- Erinnerungsplakate
Bringen Sie einige Wochen lang Plakate zur Benutzerschulung neben den Türen/Drehkreuzen an, um den Mitarbeitern zu helfen, sich die grundlegenden Schritte und Richtlinien zu merken, z. B. „Vor dem Drehkreuz stehen, Ausweis prüfen, auf grünes Licht warten, weitergehen". Ihr Hersteller stellt solche Erinnerungsplakate zur Verfügung.
- Zeitplan erstellen
Hier ist ein Beispiel für einen Zeitplan eines Unternehmens, das mehrere neue Sicherheitseingänge an seinem Hauptsitz mit über 650 Mitarbeitern installiert hat:
- Etwa 2 Monate vor der Installation: Erste E-Mail-Ankündigung der neuen Sicherheitsrichtlinien.
- Etwa 1 Monat vor der Installation: Obligatorische Mitarbeiter-Meetings zur Besprechung der neuen Sicherheitsausrüstung und Praktiken.
- 2 Wochen vor der Installation: Bereitstellung von Schulungsvideos für die Nutzer, Mitteilung der Verfügbarkeit per E-Mail.
- 1 Woche vor der Installation: E-Mail über Bauarbeiten, temporäre Eingänge usw. versenden.
- Installation abgeschlossen: E-Mail-Ankündigung, dass die Eingänge betriebsbereit und mit Botschaftern besetzt sind, die während der Stoßzeiten helfen.
Welche Informationen sollten weitergegeben werden?
Gehen Sie die folgenden Punkte durch und überlegen Sie, wie und wann Sie Ihre Mitarbeiter informieren werden:
- Erläutern Sie, wie die neue Sicherheitspolitik den Mitarbeitern und dem Unternehmen insgesamt zugutekommen wird.
- Erhöhte persönliche Sicherheit der Mitarbeiter vor Waffen, häuslicher Gewalt, Verbrechen und Diebstahl.
- Genaue Angaben darüber, wer sich bei einem Brand oder einem anderen Notfall im Gebäude aufhält.
- Schutz von Geschäftsinformationen, Aufzeichnungen und Eigentum.
- Verbesserte Kontinuität des Betriebs nach Notfällen.
- Wo sollen die neuen Türen/Drehkreuze installiert werden?
- Wird die vorhandene Zugangskontrolle genutzt oder ein neues System installiert? Wie erhalten die Nutzer ihre neuen Berechtigungsnachweise?
- Müssen die Mitarbeiter sowohl beim Verlassen des Gebäudes/Sicherheitsbereichs als auch beim Betreten einen Berechtigungsnachweis vorlegen?
- Wie wird mit Besuchern, Familienmitgliedern und Kindern umgegangen?
- Welche temporären Eingänge können während der Installation der neuen Türen/Drehkreuze genutzt werden? Wie wirken sich die temporären Eingänge auf den Notausgangsplan aus?
- An wen können sich die Nutzer wenden, wenn sie vor, während und nach der Installation Fragen oder Probleme haben?
- Wie werden die Orientierungsvideos den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt – Intranet, Monitor in der Cafeteria, Monitor in den Fluren, Link per E-Mail verschickt?
- Wann werden die neuen Eingänge fertig sein und wer wird wann geschult? Wer wird als „Botschafter“ zur Verfügung stehen, um die Nutzer in den ersten Tagen, in denen der neue Sicherheitszugang im Einsatz ist, zu unterstützen?
Eine transparente, frühzeitige und regelmäßige Kommunikation ist für eine erfolgreiche Umsetzung ebenso wichtig wie die eigentliche Schulung.
